ERP-Auswahl

ERP-Auswahl

ERP-Auswahl

Der folgende Artikel beschäftigt sich mit der zielgerichteten ERP-Auswahl und geht dabei auf die speziellen Herausforderungen, Probleme und methodischen Ansätze der Thematik ein. Außerdem wird ein schematischer Leitfaden zur Verfügung gestellt, der sowohl die ERP-Auswahl zusammenfassen und erleichtern, als auch diesen Prozess an Branchen-Neulinge heranführen soll.

Eine adäquate und erfolgreiche ERP-Auswahl  stellt Unternehmen häufig vor eine schwierige und komplexe Herausforderung. Zum einen ist der ERP-Markt von nur schwer überschaubaren Angeboten und einer großen funktionalen Vielfalt der ERP-Lösungen geprägt und zum anderen muss das Unternehmen sich bereits intern gezielt auf die Auswahl und Einführung einer neuen Unternehmenssoftware vorbereitet haben. Zahlreiche Unternehmen scheitern an der zielgerichteten Auswahl, aufgrund von vermeidbaren Fehlern. Es bedarf einer intensiven Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Um diese Thematik und insbesondere die typischen Problematiken zu erleuchten, dient nachstehender Ratgeber als Leitfaden zur Verfügung.

Aufgrund der Komplexität der Aufgabenstellung ist eine methodische und leitfaden-orientierte Herangehensweise zu empfehlen. Dies gewährleistet einen strukturierten und kalkulierbaren Ablauf, der mögliche Fehlerquellen minimiert und die Auswahl mit Erfolg krönt.

 

Sie möchten kostenlos und unverbindlich bis zu 5 ERP-Angebote vergleichen? Dann besuchen Sie unseren ERP-Software-Vergleich oder senden Sie uns Ihren Anforderungskatalog an info@erpexpert.de. Wir finden für Sie die passende ERP-Lösung!

 

Ein beispielhafter Leitfaden für die Vorbereitung, Analyse und Durchführung einer ERP-Auswahl:

1. Projektplanung der ERP-Auswahl

Eine ausführliche Projektplanung stellt die Basis einer erfolgreichen ERP-Auswahl dar. In dieser Phase werden beispielsweise konkrete  Ziele ausformuliert, ein internes Projektteam erstellt und ein detaillierter Budget- und Zeitplan ausgearbeitet. Grundsätzlich gilt: Umso konkreter und genauer Zielsetzungen formuliert werden, desto geringer wird die Wahrscheinlichkeit, dass im späteren Verlauf Missverständnisse, oder Fehleinschätzungen entstehen.

 

Zielsetzung:

Eine konkrete und realistische Zielsetzung ist das Fundament für die Entwicklung und Durchführung des Projektes. Sämtliche Verantwortlichen und Mitwirkenden sollten stets  die genaue Zielsetzung des Unternehmens kennen, um Missverständnisse und Fehlentscheidungen zu verhindern. Das Team sollte eine möglichst klare Antwort auf folgende Frage haben: “Welche Verbesserungen und Veränderungen soll ein neues ERP-Programm bewirken?”

Mögliche  Ziele sind verbesserte Unterstützung der Geschäftsprozesse oder eine schnellere/übersichtlichere/effizientere Datenverwaltung durch eine neue ERP-Lösung. Dabei sollten die Ziele so konkret wie möglich formuliert werden.

Beispielhafte konkrete Zielsetzungen:

– Ganzheitliche Ablösung von internen Insellösungen

– Steigerung der Auslastung der Produktionsmaschinen auf Maximum (100%)

– Reduzierung der Produktionszeiten um 15%

– Mobile-Anbindung an Smartphones/Tablets

 

Budgetkalkulation:

Die Budgetplanung ist ein entscheidender Faktor für den späteren Verlauf der ERP-Auswahl, da sich ERP-Anbieter mitunter erheblich in ihrer Preispolitik unterscheiden. Nicht zuletzt aus diesem Grund muss eine relativ genaue Planung des Budgets gewährleistet sein und idealerweise eine relativ präzise Kostenkalkulation für die neue Lösung der nächsten 5 Jahre vorhanden sein. Userzahlen, Supportkosten, Lizenzkosten und Schulungskosten sollten unbedingt berücksichtigt werden, um Missverständnisse mit Anbietern auszuräumen und Fehlkalkulationen minimieren zu können.

Weitere Informationen und einen individuellen und kostenlosen Vergleich unter ERP-Vergleich.com!

 

Internes Team:

Die Ernennung eines internen IT-Teams ist für den weiteren Verlauf der ERP-Auswahl ausschlaggebend. Dadurch können spezielle Verantwortlichkeitsbereiche delegiert werden und eine effizientere Gestaltung der ERP-Auswahl gewährleistet werden. Dieses Team ist bei der späteren Einführung der Software besonders wichtig, da es bei der Implementierung des Systems und der späteren Schulung der Mitarbeiter aktiv mitwirkt. Dem Team sollte bewusst sein, dass das Projekt stets Priorität hat und es die volle Aufmerksamkeit für eine professionelle Herangehensweise benötigt.

Aufgaben des ERP-Teams im Zuge der ERP-Auswahl:

– Strukturierung des gesamten Prozesses

– Zielführende Lenkung der ERP-Auswahl

– Einbindung und Integration der Mitarbeiter

 

Erfassung des IST-Zustands im Unternehmen:

Die genaue Analyse und Auswertung des Zustandes im Unternehmen, verdeutlicht bestehende Probleme und Schwächen in sämtlichen Geschäftsprozessen. Aber auch bisher ungenutzte, oder gehemmte Potenziale können dabei aufgedeckt werden. In der Regel findet nach der Erfassung des IST-Zustands eine Auswertung statt, die sämtliche Probleme, insbesondere der bestehenden IT-Struktur darstellt. Die Erfassung des IST-Zustandes kann sowohl im Anschluss an die konkrete Zielsetzung durchgeführt werden, als auch als Grundlage für die Zielsetzungen gesehen werden. Wichtig ist, dass im Verlauf der ERP-Auswahl die Zielsetzungen auf die Potenziale und Missstände der IST-Analyse aufbauen. So wird gewährleistet, dass der Auswahlprozess praxisorientiert ist und nicht auf utopische und unhaltbare  Zielvorstellungen beruht.

 

Auftaktsitzung (Kick-Off-Meeting):

Das sog. Kick-Off-Meeting wird in der Regel am Ende der Projekt-Phase einberufen, um den gesamten Mitarbeiterstamm eines Unternehmens über die Einführung einer neuen ERP-Lösung und die damit einhergehenden Ziele, Voraussetzungen und Aufgaben zu informieren. In der Praxis wird die Auftaktsitzung auch häufig unmittelbar vor Beginn der eigentlichen ERP-Auswahl einberufen, um die Mitarbeiter auf die neue Herausforderung einzustellen und zu motivieren.

 

2. Erstellung des ERP-Auswahl-Lastenheftes

Die Inhalte des Lastenhefts beeinflussen später maßgeblich die ERP-Auswahl, weswegen die Konzeption und Erstellung des Hefts sorgfältig und so genau wie möglich durchgeführt werden sollte.

Das Lastenheft beschreibt alle relevanten technischen Vorbedingungen im Unternehmen und bietet den ERP-Anbietern einen wichtigen Einblick in die individuellen Voraussetzungen und Rahmenbedingungen des jeweiligen Unternehmens. Zusätzlich werden konkrete Anforderungen an das spätere System, bzw. den zukünftigen Anbieter ausformuliert.

 

Unbedingt enthalten sein muss:

+  Funktionale (Branchen-)Anforderungen und Restriktionen
+  K.O.-Kriterien für den ERP-Anbieter
+  Darstellung der bisherigen IT-Struktur (Schnittstellen, Betriebssystem, etc.)
+  Datenübernahme erwünscht?
+  (Optional Rangfolge der geforderten Funktionen und Module)

 

3. ERP-Auswahl & Projektstart

Erst in dieser Phase beginnen die eigentliche Analyse und Vorstellungen von ERP-Lösungen und deren Anbieter. Das interne Team hat zu diesem Zeitpunkt alle Anforderungen und Wünsche an die ERP-Lösung geklärt und die eigenen Bedingungen im Unternehmen dargestellt. Alle folgenden Verhandlungen mit Anbietern beruhen zu einem großen Teil auf dem ausgearbeiteten Lastenheft und Anforderungskatalog. In der Regel unterteilt sich auch diese Phase zunächst in die allgemeine Marktanalyse, die ERP-Anbieter-Vorauswahl und die angestrebte End-ERP-Auswahl.

 

Marktanalyse:

Die Marktanalyse dient zu einem ersten und allgemeinen Überblick über die Anbieterlandschaft und die vorhandenen Lösungen. Hierbei werden prinzipiell geeignete Anbieter herausgefiltert, um eine umfassende Übersicht über ein bis dahin relativ breites Spektrum an Lösungen zu erhalten.

Folgende Quellen gelten als marktübliche Orientierungshilfe:

+  Fachmessen
+  Persönliche Kontakte
+  Magazine und Publikationen
+  Internet

 

Vorauswahl:

Nun wird eine engere ERP-Auswahl von 10-20 Anbietern getroffen. Hierbei spielen nun nicht nur die Kriterien des Lastenhefts, bzw. des Anforderungskatalogs eine Rolle, sondern auch subjektive Eindrücke, wie Benutzerfreundlichkeit des Systems, Kompetenz und Vertrauenswürdigkeit des ERP-Anbieters und nicht zuletzt die Sympathie des potenziellen IT-Partners sind entscheidend für die Auswahl.

 

Endauswahl:

Nun folgt die entscheidende Phase, bei der der zukünftige ERP-Anbieter ausgewählt wird. Bei der Endauswahl verbleiben höchstens 5 ERP-Lösungen, welche intensiv analysiert und in Demo-Vorstellungen geprüft werden. Häufig werden zusätzlich Kunden der verbliebenen Anbieter, um Erfahrungswerte gebeten. Ausschlaggebend ist jedoch stets die Eignung für das eigene Unternehmen. Nach ausführlichen Präsentationen und Vorstellungen der Unternehmenssoftwares ist nicht zuletzt die Vertragsverhandlung entscheidend. Erst nach einer erfolgreichen Vertragsverhandlung ist die ERP-Auswahl des Anbieters abgeschlossen, sodass man zur angestrebten Implementierung des Systems übergehen kann.

 

Sie möchten kostenlos und unverbindlich bis zu 5 ERP-Angebote vergleichen? Dann senden Sie uns Ihren Anforderungskatalog an info@erpexpert.de oder besuchen Sie unseren Software-Vergleich. Wir finden für Sie die passende ERP-Lösung!

 

ERP-Software Angebote einholen & Preis vergleichen

Beschreibungstext, der über dem Formular angezeigt werden soll. Verwende HTML-Code, um die Ausgabe zu formatieren.

In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig?
Wie viele Arbeitsplatz-Lizenzen benötigen Sie?
Welche Software-Module benötigen Sie?
Möchten Sie Ihr Pflichtenheft übergeben?
Blättern …

Maximale Größe 10MB

Ihre Adressdaten:
Bitte warten …