Was kostet ein ERP-System?

Verfasst von  //  2. Mai 2017  //  ERP-News, Themen Spezial  //  Kommentare deaktiviert

ERP-System

ERP-System – Was kostet es wirklich? Wir decken die Kosten für ein neues ERP-System auf! 

 Mit dieser Themenstellung sehen sich zunächst alle Unternehmen konfrontiert, die planen ein neues ERP-System einzuführen. All zu oft sind die Preisvorstellungen der Unternehmen realitätsfern, da die Kosten sehr häufig über- ,aber auch unterschätzt werden. Der folgende Artikel soll dabei helfen, die oft undurchsichtige Preispolitik der ERP-Anbieter aufzuschlüsseln und eine möglichst genaue Kalkulation der Kosten für ein ERP-System zu realisieren.

Die Frage, was ein ERP-System kostet kann keineswegs pauschal beantwortet werden. So kann man von keinem ERP-Anbieter erwarten, darauf sofort eine klare Antwort parat zu haben. Genauso wenig macht es Sinn, einen Autoverkäufer pauschal zu fragen “Was kostet ein Auto?”. Zu viele Einflussfaktoren und Bedingungen bestimmen die Preisbildung für ein ERP-System und gerade deswegen muss die Frage gestellt und zielgerichtet analysiert werden.

Klar ist, dass dieser Fachbeitrag keine unfehlbare und einzig wahre Antwort auf die Frage geben kann. Aber er wird veranschaulichen, wie die Kosten für ein ERP-System entstehen, wo Einsparungen entstehen können und worauf letztendlich die Preisbildung der ERP-Anbieter fußt.

So werden als Erstes die wichtigsten und hauptsächlichen Kostenfaktoren für ein ERP-System strukturiert und erläutert, um einen ganzheitlichen Überblick über die Kostenbildung zu bieten. Man unterscheidet grundsätzlich zwischen internen und externen Kostenfaktoren, die im Zuge einer Neueinführung anfallen werden.

 

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Kostenfaktoren für ein ERP-System:

 

Interne Kostenfaktoren:

Diese bezeichnen diejenige Kosten, die im Unternehmen selbst fällig werden, wenn ein neues ERP-System eingeführt wird. Hierbei handelt es sich oft um Kosten, die sehr schwer zu erfassen sind. Beispielsweise muss bei der ERP-Auswahl und Einführung in der Regel internes Personal vom Tagesgeschäft abgezogen werden, um das anstehende Projekt zu leiten und erfolgreich durchzuführen. Außerdem muss nach Beendigung der System-Einführung zunächst eine umfassende Schulung der zukünftigen User durchgeführt werden, was ebenfalls eine temporäre Reduktion der Produktivität im Unternehmen verursacht. Die durch die Produktivitätssenkung entstehenden Kosten sind einerseits schwer zu kalkulieren, bzw. zu erfassen und werden andererseits natürlich nicht von den ERP-Anbietern in ihren Preisen berücksichtigt. Dadurch wird es schwer die internen Kosten nachzuvollziehen, trotzdem dürfen sie keinesfalls vernachlässigt werden.

Zur Veranschaulichung:

Ein 6-köpfiges Projektteam entscheidet sich für 3 ERP-Anbieter, welche jeweils in einer Ganztags-Präsentation ihr Produkt vorstellen – ein durchaus übliches Szenario.

Der Zeitaufwand: Ganze 144 Arbeitsstunden!

Hier entstehen für das Unternehmen also signifikante Kosten, in Form von Zeitaufwand und Fachkräfteabzug aus dem Tagesgeschäft.

 

So können Sie die internen Kosten für ein neues ERP-System besser kalkulieren:

Holen Sie sich Referenzen ein:

Wenn Sie noch am Anfang der ERP-Suche stehen und noch keinen bestimmten Anbieter im Ausblick haben, dann strecken Sie die Fühler aus und holen Sie Erfahrungswerte von anderen Unternehmen der selben oder ähnlichen Branche ein. Bei einer Erklärung Ihrer Situation, werden sich das ein oder andere Unternehmen die Mühe machen und wichtige Einblicke in ihre Neueinführung eines ERP-Systems geben. So können Sie erste Abschätzungen machen, wie lange das ERP-Projekt gehen kann, wie Sie Ihr ERP-Team im Idealfall zusammenstellen und letztendlich wie lange die Umgewöhnung auf ein neues ERP-System dauern wird.

Sprechen Sie mit den ERP-Anbietern darüber:

Wenn Sie bereits einen Schritt weiter sind und Sie sich das eine oder andere ERP-System bereits angeschaut haben, sprechen Sie die Anbieter direkt auf die Einführung & Schulungen an. Keiner kann besser abschätzen, wie lange und intensiv eine Schulung und Eingewöhnung an das ERP-System dauern wird, als derjenige der es betreut und vertreibt. In diesem Zuge sollten Sie sich von dem jeweiligen Anbieter Referenzen geben lassen. So können Sie direkt die Erfahrungen zum ERP-System bei anderen Unternehmen einholen.

Versetzen Sie sich in Ihre Mitarbeiter:

Wenn Sie sich schon länger mit dem Thema ERP-System beschäftigt haben, sind Sie möglicherweise bereits mit vielen Abläufen und Vorgängen der verschiedensten Systeme relativ vertraut. Hierbei kann schnell die nötige Objektivität verschwinden. Viele Anwendungen kommen Ihnen bereits vertraut und Plausibel vor, weswegen Sie die Einschulungs- und Eingewöhnungsphase Ihrer Mitarbeiter unterschätzen könnten. Ihre Mitarbeiter werden das neue ERP-System bei der Einführung wahrscheinlich zum ersten Mal sehen und nutzen, sodass eine Eingewöhnungszeit mitunter länger dauert als Sie zunächst planen. Versuchen Sie daher stets objektiv zu bleiben, oder ziehen Sie stellenweise Mitarbeiter verschiedener Abteilungen zu Rate und lassen Sie sie einen Blick auf die potenziellen Systeme werfen.

 

Externe Kostenfaktoren:

Diese Faktoren hingegen beziehen sich auf entstehende Kosten, die von den externen ERP-Anbietern ausgelöst werden. Darunter fallen beispielsweise der notwendige Erwerb von Hardware, der Erwerb der User-Lizenzen, die Datenmigration und die spezifische Anpassung des Systems auf das Unternehmen. Auch hier muss darauf geachtet werden, dass häufig Folgekosten, wie Wartungs- und Supportkosten nicht in der Preisgestaltung der ERP-Anbieter berücksichtigt werden.

Auch hier gilt: Sprechen Sie mit den ERP-Anbietern im Detail über die Kosten und Preisgestaltung. Lassen Sie sich genaue Darstellungen für nachstehende Wartungs- und Supportkosten für das ERP-System geben. Diese sind elementar, wenn Sie Ihr ERP-Projekt auch auf mehrere Jahre hinweg genau budgetieren möchten.

 

Die Hauptkosten:

Ausschlaggebend für die Hauptkosten eines ERP-Systems sind maßgeblich die User-Anzahl des Unternehmens, sowie der Funktionsumfang des Systems. Daraus erschließen sich zwei Konsequenzen für das Unternehmen:

  1. Durch eine intensive Analyse sollte eine möglichst genaue Kalkulation und Vorstellung über der User-Anzahl herrschen                                                                                                                                                                                  
  2. Eine zuvor durchgeführte Projektplanung und ein genaues Lastenheft  grenzen den Funktionsumfang des ERP-Systems möglichst eng ein.

Durch die gemeinsame Abarbeitung des Lastenheftes mit dem Anbieter, sollte eine klare Vorstellung über den benötigten Funktionsumfang des ERP-Systems herrschen. Regeln Sie auch hier genau die Vertragsbedingungen, die entscheiden wann und in welchem Zeitraum Module abbestellt oder hinzugekauft werden können.

Da die Vorbereitung und Analyse für die anfallenden Hauptkosten eines ERP-Systems sehr komplex sind, finden Sie im Folgenden einen exakten Leitfaden hierfür.

 

Eine umfassende Analyse & Vergleich von ERP-Systemen sind unerlässlich für die Kostenermittlungen

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Die drei Hauptkosten im Überblick

User-Zahl

Wie bereits erwähnt, ist die Anzahl der User für das zukünftige ERP-System einer der Hauptanteile für die späteren Kosten. Hier werden sogenannte User-Lizenzen fällig, die pro Software-Anwender gezahlt werden müssen. Die Preisspanne ist in der Branche sehr groß und reicht von 0€* bis >5000€. Die User-Kosten setzen sich wiederum selbst aus verschiedenen Faktoren zusammen. Zum Einen verfolgt jeder Anbieter seine eigene Preispolitik, die auf dem jeweiligen Standing und Image des Unternehmens fußt. Beispielsweise verlangt ein weltweit dominierender Software-Konzern wie SAP in der Regel höhere Preise, als ein kleiner und lokaler Anbieter, der sich auf bestimmte Branchenlösungen spezialisiert hat. Zum Anderen beziehen sich die Kosten für die Lizenzen auch auf den erworbenen Funktionsumfang, beziehungsweise die Anzahl der zukünftig verwendeten Module. Dieser Kostenpunkt wird im nächsten Abschnitt behandelt.

*Bezogen auf Freeware ERP-Systeme (Vgl. hier)

 

Funktionsumfang / Module

Die weitere Hauptsäule der Kosten wird von den gekauften Modulen ausgelöst. Handelt es sich um einfache Geschäftsprozesse, sodass lediglich Standard-Module eingesetzt werden müssen, oder muss das ERP-System komplexe Prozesse abbilden, einen synchronen Datenaustausch von Tochterunternehmen durchführen und die Einhaltung von länderspezifischen Regelungen gewährleisten können?

Reichen für kleinere Unternehmen meist rund 30 Applikationen im ERP-System, kommen bei international tätigen und großen Unternehmen oftmals mehrere hundert Applikationen zum Einsatz.

 

Customization

Die Entscheidung für das neue ERP-System ist gefallen. Nun muss das System im Idealfall wie ein Deckmantel auf die Abläufe und Anforderungen des Unternehmens fallen. Dies ist natürlich in den seltensten Fällen zu Beginn der Einführung der Fall. Natürlich sollte im Zuge der Auswahl ein ERP-System zum Einsatz kommen, das in seiner “rohen” Ausführung bereits einen sehr hohen Deckungsgehalt und wenig Anpassungsbedarf besitzt. Doch ist es unausweichlich, dass bestimmte Module und Applikationen des System umgeschrieben und an das Unternehmen angepasst werden müssen. Diese Leistung kostet seinen Preis und ist im Vorfeld oft schwer preislich zu definieren.

Auf der anderen Seite ist es nicht immer sinnvoll, das System an möglicherweise nicht optimal entwickelte Prozesse des Unternehmens anzupassen, sondern gerade den umgekehrten Schritt zu gehen: Das Unternehmen verabschiedet sich von festeingefahrenen Prozessen und passt sich den vom Anbieter vorgestellten neuen Abläufen des Systems an.

In der Konsequenz entstehen hier natürlich zunächst Kosten in Form von Schulung, Umgewöhnung und Zeitaufwand. Jedoch sind diese durch den Anbieter ausgelösten Änderungen oftmals die entscheidende Antriebsfeder für effizienteres, produktiveres und leistungsfähigeres Arbeiten, sodass die gewünschte Amortisierung rasch erzielt werden kann.

 

Noch ein wichtiger Tipp:

Geben Sie Ihre Kostenvorstellungen preis

Wenn von Beginn an vom Unternehmen klar und deutlich der angestrebte Kostenrahmen genannt wird, werden mögliche böse Überraschungen oder Missverständnisse von vornherein aus dem Weg geräumt. Dadurch erhält der ERP-Anbieter die Möglichkeit auf Ihre Preise einzugehen und kann Sie gegebenenfalls frühzeitig über erhöhte Kosten informieren.

 

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